La gestion des devis pour ne pas perdre ses clients

Vous savez ce qu’est un rejet de votre offre ? Les clients potentiels obtiennent des conseils, emportent l’offre chez eux et disparaissent à jamais. Ces conseils non rémunérés coûtent du temps et de l’argent, surtout pour les petites entreprises, et l’offre ne se transforme pas en commande. Les raisons en sont multiples et ne sont pas à chercher en premier lieu auprès des parties intéressées. Connaissez-vous votre taux de clôture par cœur ? Dans les affaires courantes, de telles offres peuvent rapidement faire long feu. On ne remarque pas qu’ils n’ont pas été acceptés et l’enquêteur n’est pas interrogé sur les raisons du refus. Une bonne gestion des offres vous aide notamment à fidéliser les clients et à augmenter les ventes. Comment pouvez-vous éviter que des offres soient perdues et que des clients soient perdus ?

Vous voulez booster vos ventes ?

L’objectif de la gestion professionnelle des offres est d’atteindre un bon quota d’offres converties en commandes. Vous ou votre personnel de vente devez rédiger des offres spécifiques et à la demande du client. Les piles d’offres sans commande ultérieure entraînent un travail et des coûts supplémentaires inutiles. C’est ici que la qualité plutôt que la quantité est requise, ce n’est pas la quantité des offres qui est décisive, mais leur qualité et la quantité des commandes réalisées. Créer des offres qualitativement bonnes, réduire le risque que le client abandonne à l’avance.

Vous pouvez obtenir un pourcentage élevé d’offres converties si vous cochez les 4 questions d’or de l’analyse des offres :

Pourquoi le client ne réagit-il pas à l’offre ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un client peut ne pas revenir vers vous de lui-même. On vous montrera les différentes raisons pour lesquelles cela peut se produire et vous donnera des conseils sur la manière d’assurer le suivi. Vous apprenez à agir de manière proactive sans effrayer les parties intéressées. Les raisons suivantes peuvent avoir pour effet que votre client ne réponde pas à votre offre de manière indépendante.

Suivi d’une offre – qu’est-ce que c’est ?

Le « suivi des offres » n’est rien d’autre qu’un appel, un deuxième courriel ou un bref rappel. Vous voulez retourner dans l’esprit du client avec votre offre. Vous assurez un suivi si le client ne vous a pas contacté dans un délai raisonnable. L’objectif est de veiller à ce que le contact récemment établi ne soit pas rompu. Vous pouvez à nouveau déterminer si le client est satisfait des modalités ou s’il y a des problèmes. N’oubliez pas de ne pas être trop insistant et de ne pas embarrasser le client. S’il se sent acculé, cela est généralement négatif pour une affaire.

À quelle fréquence pouvez-vous assurer un suivi ?

Un suivi trop important peut vous faire perdre des clients. Vous devez donc suivre quelques règles, telles que les délais de suivi qui sont indicatifs et ne doivent pas être considérés comme « la sagesse de dernier recours ». Selon le secteur, il peut être plus judicieux de choisir des intervalles de temps plus longs, surtout pour les commandes coûteuses ou plus courts. Il est également important de rester amical et de ne pas perdre patience. Après tout, « le client est roi ».

Quand le suivi semble-t-il intrusif ?

En aucun cas, il ne doit arriver que votre suivi soit intrusif. Vous pouvez éviter cela en prenant quelques précautions :

Vous devez suivre ces règles de base afin de ne pas effrayer le client avant d’entamer une relation d’affaires.

Le client est au centre de l’attention

Les clients veulent être courtisés. Tout le monde est habitué à trouver une solution rapide à son problème via l’internet. La relation personnelle joue un rôle majeur et décide souvent de l’acceptation d’une offre, en ligne ou hors ligne. Les clients ont besoin d’un sentiment de prise en charge globale et d’un soutien professionnel. Il n’y a pas que les services qui doivent être corrects.

Vous devez garder un œil sur vos clients comme vous le faites pour vos offres écrites. À cette fin, vous pouvez préparer et vérifier la liste de contrôle suivante :

Les demandes d’offres sont motivées de différentes manières

L’avantage à long terme d’une gestion de l’offre bien gérée est le gain en information. Cela peut vous aider à l’avenir pour la préparation des offres. Pour garantir la qualité dans le secteur de l’approvisionnement, il est important de comprendre les motivations des clients. Chaque demande de devis a des motifs différents.

Offre sur mesure

Les devis sont censés générer des commandes, ici la qualité avant la quantité s’applique encore. Le client doit avoir le sentiment que cette offre a été écrite spécialement et personnellement pour lui. Un bon logiciel vous permet de saisir les offres avec précision et crée les conditions d’un travail efficace. Vous ne devez en aucun cas vous en passer. Quelques astuces suffisent pour adapter la lettre de motivation aux besoins du client. Découvrez maintenant comment vous pouvez évaluer la situation avec votre homologue.

Questions importantes de clarification

Formez votre équipe, laissez les vendeurs s’entretenir avec le personnel de vente afin qu’ils connaissent les problèmes de clarification. Le destinataire ne doit pas avoir l’impression que l’auteur de la lettre ne connaît aucun contact avec le client.

Il existe un large éventail de possibilités pour concevoir une offre et tous les clients n’ont pas besoin d’une lettre de motivation écrite individuellement.

Pré-analyse au client

L’analyse préliminaire vous aide à cocher ces considérations comme avec une liste de contrôle. Plus vite vous découvrirez le degré d’individualité nécessaire pour chaque offre.

Évaluation des perspectives finales

Afin de pouvoir évaluer les perspectives de réalisation de la commande de manière significative, vous devez vous poser les questions suivantes.

À l’aide de ces questions, vous pouvez déterminer comment une offre doit être conçue. L’effort doit être basé sur les perspectives de succès. Pour le client qui veut se débarrasser du vendeur, il suffit d’envoyer une brochure et des informations générales. Le client qui est intéressé par une solution a besoin d’une offre adaptée à l’entretien de vente. Cette procédure s’applique également au client qui reçoit régulièrement une offre. Le client existant doit se sentir aussi bien pris en charge qu’un nouveau client potentiel.

Exemple pratique tiré du commerce

On vous montrera comment la gestion des offres peut ressembler à la réalité avec un exemple typique du métier :

Un dirigeant d’une menuiserie lutte depuis une bonne année pour maintenir enfin son chiffre d’affaires à un niveau constant. Une de ses collègues se demande pourquoi son chiffre d’affaires fluctue autant, après tout il a régulièrement de nouvelles demandes de commandes. Ils sont plus nombreux qu’auparavant. Toutefois, les grands projets ont récemment fait défaut et il y a beaucoup plus de demandes de petites commandes. La gestion des offres est assurée par un diplômé en administration des affaires. Le dirigeant ne voit pas le problème de fond. L’administrateur des affaires connaît mal le métier de menuisier et les particularités dont il faut tenir compte pour passer de nouvelles commandes et faire des offres.

Il y a un peu plus d’une semaine, une grande entreprise. L’enquête consistait à savoir si la menuiserie pouvait leur faire une offre pour un équipement de bureau, à savoir 20 chaises, 4 tables et 2 conteneurs de table. L’administrateur des affaires a pris note de cette enquête, mais n’a pas demandé quelles tailles les articles devaient avoir. Ainsi, l’offre faite en réponse n’avait pas beaucoup de valeur, ce que l’administrateur des affaires a envoyé à la société. Il a également déclaré dans sa lettre à la société que si elle était intéressée, il lui serait demandé de rappeler. La société n’a pas répondu à l’offre depuis 5 semaines.

Qu’est-ce qui a mal tourné ici ?

Court et doux, malheureusement tout. Quelles informations l’administrateur des affaires aurait-il dû obtenir ? D’une part, une offre doit avoir des idées précises sur les dimensions du produit. Il y a ensuite des questions sur le type de bois, les idées de conception et un budget approximatif dont dispose l’entreprise pour la commande.

En outre, il aurait fallu préciser si une estimation des coûts était souhaitée et à quel moment elle aurait dû être envoyée à l’entreprise. Il aurait dû consulter son patron. Quels articles pouvez-vous proposer à la société et le budget peut-il être conservé ? Avec ces informations, il aurait pu préparer l’offre. Il l’aurait envoyé à sa personne de contact par courrier électronique ainsi que par courrier postal.

Dans la lettre de motivation, il aurait pu indiquer qu’il demandait une consultation sur les modalités de l’offre et un éventuel contrat. En outre, il aurait dû noter qu’il le contacterait par téléphone dans les prochains jours. Il aurait ainsi pu annoncer qu’il assurerait un suivi. Après 3-4 jours ouvrables, il aurait pu appeler sa personne de contact et répéter le processus si l’accord n’avait pas été conclu.

Cet exemple montre que la gestion des devis concerne principalement la manière dont vous êtes positionné en interne. Familiarisez les employés de la comptabilité ou de l’administration avec les bases des processus commerciaux et les caractéristiques particulières de vos produits. S’il avait été formé sur le client, la menuiserie Muller aurait pu remporter le contrat pour 25 000 euros. Des commandes ultérieures pour cette entreprise auraient été possibles et auraient constitué un pilier pour l’avenir si la commande avait été couronnée de succès.

Offre = discours de vente

Cette équation pourrait être formulée ainsi, à la différence qu’une offre est un argumentaire de vente écrit. Êtes-vous sûr de pouvoir espérer une conclusion positive ? Ensuite, il faut surtout formuler la lettre de motivation de manière à ce qu’elle fournisse au client un résumé de tous les arguments de vente. Cela montre pourquoi il devrait vous choisir.

Les offres ne sont pas des contrats juridiques ou la compilation des données techniques d’un appareil. Les aspects personnels et interpersonnels jouent un rôle majeur et ne doivent pas être sous-estimés lors de la préparation d’une offre. Mettez les nécessités juridiques comme la référence aux termes et conditions en arrière-plan. Refléter dans l’offre que vous êtes le choix parfait la décision.

Conclusion : gestion de l’offre

Comme vous pouvez le deviner, une gestion cohérente et méticuleuse des offres est essentielle pour que vous puissiez maintenir votre chiffre d’affaires constant à l’avenir. Si votre client se sent complètement pris en charge, la probabilité qu’il fasse de nouvelles affaires avec vous augmente. Lorsque vous commencez une relation d’affaires, il est d’autant plus important que vous soyez là pour votre client. Cela crée la confiance et réduit les chances que le client accepte l’offre d’un autre fournisseur.

La satisfaction du client doit être votre priorité absolue, ce qui augmente vos chances que le client achète des produits ou des services chez vous. Un élément élémentaire est la gestion des plaintes. Ici, la règle est la suivante : restez avec votre client, soyez attentif à ses besoins, puis créez l’offre adéquate.

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