Entreprises : 4 étapes pour changer de locaux en douceur

Bureaux

Le déménagement en entreprise est un processus très important et sensible qui peut participer au développement de la structure. Il peut intervenir suite à de nombreuses raisons, peut-être parce que les locaux sont trop petits, que l’entreprise prévoit lancer de nouvelles activités ou qu’elle veut étudier d’autres horizons. En tant que chef, la réussite de ce projet vous incombe et vous devez savoir comment y arriver. Voici donc les étapes à suivre pour déménager en entreprise.

1. Trouver de nouveaux bureaux à louer

La première étape du déménagement en entreprise consiste à trouver de nouveaux bureaux à louer. Le mieux est d’opter pour une location de bureaux à petit prix et qui offrent tout le nécessaire pour le développement de vos activités. Pour ce faire, vous devez prendre en compte une multitude de paramètres :

L’emplacement des locaux

L’emplacement des locaux est un élément très important pour la réussite du déménagement. L’idéal est de déménager dans un lieu auquel peuvent facilement accéder vos clients et où vos activités vont davantage se développer. Vous pouvez par exemple considérer la zone et identifier vos concurrents. Considérez aussi le flux de piétons, de voitures, de transports en commun, etc. Tout ceci vous permet de projeter le déroulement de vos activités dans le milieu.

Considérer le budget à votre disposition

Tout projet immobilier d’entreprise nécessite un financement. Pour sa réussite, vous devez à l’avance définir un budget. En considérant ce dernier, il sera possible de prédire les caractéristiques du local commercial à choisir. Vous devez donc confronter le budget avec la situation géographique, le nombre de locaux et les équipements que vous souhaiteriez avoir.

Visitez les locaux et comparez-les

En fonction des critères définis, vous aurez accès à de nombreuses offres immobilières. Dans cette situation, le mieux pour faire un choix approprié est de confronter les diverses offres. Au premier abord, vous aurez à visiter les divers locaux dans la situation géographique choisie. Il faudra les comparer en termes de surface, nombre de bureaux, prix, etc., pour dénicher le plus intéressant.

2. Négociez le contrat de bail, signez et déposez le préavis du bail actuel

Une fois que vous avez choisi les locaux qui vous conviennent, il faut négocier le contrat de bail et le signer. Le mieux pour ne pas faire d’erreurs à cette étape est de faire appel à un expert en immobilier d’entreprise en allant sur arthur-loyd.com. Il est cependant possible de procéder aux négociations soi-même. Mais pour ce faire, vous devez constituer un argumentaire bien solide. Il faut à cet effet analyser de fond en comble les atouts et faiblesses de chaque local. Tenez ainsi compte de la situation géographique, les loyers pratiqués dans la zone, les travaux à réaliser au sein des bureaux et le coût à prévoir.

Tout ceci vous permettra de négocier le bail en votre faveur et de profiter d’un loyer abordable. Il existe néanmoins certains aspects du bail qui ne peuvent pas se négocier. Il s’agit surtout de la durée (9 ans à 12 ans) et la réalisation d’un état des lieux. Une fois que vous vous êtes mis d’accord avec le bailleur, l’étape suivante est la signature du contrat de bail. À partir de cet instant, il est possible d’intégrer vos nouveaux bureaux.

Vous venez de louer de nouveaux locaux, encore faut-il respecter le préavis de votre ancien bail. Le délai de préavis est souvent de 6 mois à partir de la date d’occupation pour les baux commerciaux. Cela veut dire que 6 mois avant le déménagement, vous devrez informer votre bailleur du projet par courrier recommandé ou par acte d’huissier.

3. Informez et impliquez vos équipes dans le projet de déménagement

Lorsque vous déménagez, vous le faites avec toute votre équipe. Il est ainsi important de les informer du projet et de les y impliquer. Cette mission sera principalement attribuée au département des Ressources humaines qui agira de concours avec le service de la Communication et les représentants des travailleurs. Ceux-ci étudieront les mesures à prendre pour faire passer l’information en douce et ne pas susciter de remous. Une sensibilisation sera aussi faite pour amener vos collaborateurs à épouser l’idée et l’adopter totalement. Pour y arriver, vous pouvez par exemple créer un calendrier de communication destiné à chaque poste, organiser des visites guidées, créer une boîte à suggestion, des concours d’idées, etc. Vous devez tout faire pour rassurer vos collaborateurs.

4. Occupez-vous des questions administratives

Les questions administratives sont très importantes surtout pour les jeunes entreprises. Il s’agira principalement de régler les changements d’adresse. Pour cela, vous aurez à informer vos clients sur le déménagement, de même que les administrations, notamment l’URSSAF, les caisses de prélèvement et la préfecture. Vos divers fournisseurs, notamment d’électricité, d’accès internet de même que la compagnie d’assurance, le service de courrier et les distributeurs doivent aussi être informés d’un changement d’adresse. Il est aussi conseillé de vite enclencher ce processus pour ne pas risquer de perdre du temps dans le projet de déménagement et éviter tout désagrément.

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