Numérisation et transformation numérique

Des factures manuscrites, des fiches gérées avec précision pour les clients existants et des Tipp-Ex pour les retouches, vous rêvez de temps avant la numérisation ? Si c’est le cas, vous devez également vous souvenir des formulaires remplis de manière illisible, des dégâts des eaux, des taches de café et, surtout, des documents mal triés.

Le « bon vieux temps » et « l’ère de la numérisation » ont tous deux leurs avantages et leurs inconvénients.

Il ne peut pas arriver grand-chose aux informations numériques si la sauvegarde des données est gérée aussi consciencieusement que l’était la boîte à fiches. La fonction de recherche a permis de réduire considérablement les heures de recherche désespérée d’un document spécifique. Mais la question du spectre se pose.

Qu’est-ce que la numérisation ?

Avez-vous un téléphone portable ? Ou une ligne téléphonique fixe avec mémoire des numéros ? Saisissez-vous vos numéros fréquemment composés à partir d’une liste papier ou disposez-vous d’un système de mémorisation pour l’attribution des noms ? La numérisation n’est pas un monstre avec des visions dystopiques du futur. Il ne s’agit pas d’énormes salles de serveurs ou de départements informatiques entiers.

« La définition de base de la numérisation est simple : les données analogiques sont mises à disposition sous forme numérique !

En outre, une plus grande partie de la vie quotidienne de l’individu est placée dans l’espace numérique, par exemple via les services en nuage et dans les réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter ».

Chaque numéro de téléphone que vous pouvez composer directement au lieu de le taper est numérisé. Le calendrier de bureau est transféré numériquement vers MS Outlook, tout comme vos données clients vers le programme approprié. La numérisation facilite votre vie quotidienne si vous la permettez et est disponible du plus petit au plus grand ! Il faut un minimum d’adaptation et de volonté pour apprendre à s’impliquer et à en tirer profit. Sur ces pages, on veut vous aider dans votre réorientation numérique personnelle !

Quels sont les avantages et les inconvénients de la numérisation ?

Avec quel type d’équipement technique êtes-vous actuellement sur cette page ? Un PC à votre bureau ? Un smartphone à la main ? La connaissance numérique sera bientôt accessible partout et à tout moment, et vous l’utilisez en ce moment même. En même temps, c’est le grand danger : l’ère numérique ne s’arrête pas et exige que vous vous efforciez de suivre le rythme.

Un cours Excel, par exemple, ne fait pas de vous un professionnel de l’informatique, mais vous aide à comprendre un programme utile et à l’utiliser de manière rentable. Votre plus grand ennemi est généralement la peur de l’inconnu, et vous avez certainement maîtrisé d’autres choses. Dans l’espace membre, vous trouverez un grand nombre de tutoriels vidéo gratuits pour tirer le meilleur parti d’Excel pour votre entreprise.

Si vous ne considérez pas les innovations comme un mal, vous pouvez mieux tirer parti de la numérisation. La règle est la suivante : vous devez emporter tout ce qui est bon et utile avec vous ! Attention à ne pas perdre de vue l’objectif et à ne pas en faire trop ! La proportionnalité et une planification adaptée sont particulièrement importantes dans les petites entreprises.

Cette citation vient de Thorsten Dirks, PDG de Telefónica Allemagne AG et il a tout à fait raison. La numérisation et la transformation numérique exigent beaucoup de travail préparatoire et de réflexion. Si vous économisez de l’énergie ici, vous obtenez toutes sortes d’inconvénients numériques : données éparpillées dans différents programmes, manque de synchronisation, logiciels encombrants qui ne peuvent être utilisés intuitivement.

Pourquoi devra-t-on s’occuper de la numérisation ?

Si vous regardez votre bureau, la comptabilité, la planification des équipes dans l’entreprise : Vous vous entendez bien ? Plus important encore, quelqu’un d’autre se débrouillerait-il s’il le fallait ? Prenons la sauvegarde des données : tous les documents sont-ils stockés de manière à ce qu’il soit toujours transparent de savoir où se trouve le seul document ? Les responsabilités sont-elles clarifiées ou beaucoup de choses fonctionnent-elles à la demande ?

Ce sont les domaines dans lesquels les données et les outils numériques peuvent vous simplifier la vie et libérer des capacités. Jusqu’à présent, vous n’avez pas eu à bouger le petit doigt. Pensez à ce que vous avez fait en mode analogique et parcourez les articles précédents. Vous pourrez alors décider si l’un ou l’autre changement en vaut la peine. La règle ici est la suivante : tout peut, rien ne doit, on continuera à tester minutieusement des logiciels adaptés aux petites entreprises.

Pour une petite impulsion, pensez à votre enregistrement du temps ou à la planification des vacances : vos employés notent-ils leurs heures ? Qui contrôle tout cela et comment ? Si les notes analogiques doivent être numérisées, un programme numérique d’enregistrement du temps ne serait-il pas beaucoup plus économique en termes de temps et de travail ?

Le deuxième aspect est important pour votre image publique : si vous ne voulez pas travailler en numérique, d’autres le feront de toute façon. De nombreuses entreprises locales disposent d’un site web contenant des coordonnées et des informations sur l’entreprise. Il existe parfois un formulaire de contact ou même un formulaire de rendez-vous en ligne. Jusqu’à présent, vous occupez un créneau, mais la masse des clients qui veulent établir un contact en dehors des heures de bureau est en augmentation.

Sans vouloir semer la panique, on pense brièvement aux clients insatisfaits et aux clients potentiels qui laissent des commentaires et des évaluations négatifs sur les portails spécifiques à l’industrie. Il en va ainsi : les clients satisfaits s’expriment rarement, les insatisfaits encore plus. Vous pouvez consolider votre position avec votre propre stratégie.

Comment mettre en œuvre la numérisation dans votre entreprise ?

Comme pour tout changement, il vous faut d’abord un plan. Si tous les employés peuvent d’une manière ou d’une autre s’entendre avec l’ancien ordinateur Windows2000, un passage complet aux tablettes PC et à l’informatique en nuage serait trop demander. Surtout sans introduction et transformation planifiée. Tout d’abord, vous devez avoir une vue d’ensemble des secteurs de votre entreprise. La numérisation est la gestion de l’information, c’est-à-dire qui a besoin d’accéder à quelle information ? Les processus de travail doivent-ils également être coordonnés ? Quels sont les processus qui pourraient être simplifiés ou traités de manière plus rapide et moins coûteuse grâce à la numérisation ?

Félicitations ! C’est la première étape qui vous fait réellement avancer : la vue d’ensemble de la structure précédente. La prochaine étape est l’acceptation de vos employés. Cela comprend non seulement la conversion à une nouvelle technologie, mais aussi l’acceptation de nouvelles étapes de travail. Si les craintes sont présentes, la formation interne peut créer une sécurité à l’avance, tout comme la communication tout au long du processus de transformation.

La résistance aux innovations numériques s’accentuera dès que les premiers problèmes se poseront. Renforcez votre équipe et trouvez le meilleur moyen de faire participer tout le monde. Cela est particulièrement vrai pour les domaines sensibles tels que la protection et le contrôle des données. Qui peut consulter les données d’enregistrement du temps ? Une innovation telle qu’une application de flux de travail partagé ouvre-t-elle la voie à un échange plus rapide ?

Prenez au sérieux les craintes et les inquiétudes de vos employés et cherchez ensemble des solutions. Le développement numérique commun vous emmènera plus loin et vous rendra apte à répondre aux exigences de l’avenir !

Que trouve-t-on ici sur la numérisation et la transformation numérique ?

On travaille en collaboration avec les clients sur les thèmes de la numérisation et de la transformation numérique. On peut le faire dans un cadre adapté aux petites et moyennes entreprises qui ne disposent pas de leur propre service informatique. On se concentre sur la motivation, l’aide à la mise en œuvre des changements numériques et l’introduction d’outils utiles.

Le cloud computing sur Internet permet à lui seul d’économiser du temps, des ressources et finalement de l’argent lorsqu’il est utilisé à bon escient. On ne perd pas de vue les clients, si un logiciel est génial mais ne convient pas, il ne convient pas. La Blockchain (comptabilité externalisée avec des blocs de données cryptées) devrait s’occuper discrètement des plus gros, mais pas nécessairement du boulanger du coin.

La catégorie « Numérisation et transformation numérique » se compose de trois sous-catégories importantes qui sont particulièrement pertinentes pour les petites entreprises : stratégie informatique, marketing en ligne et logiciels.

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