Les entreprises se lancent le défi permanent d'améliorer la gestion de leurs ressources humaines. Avec la profusion de logiciels et d'outils de travail RH, elles déploient tous les moyens pour affiner leur stratégie de management. Dans cet article, nous nous intéressons à une tâche qui connait de plus en plus d'écho : il s'agit de la gestion des temps.
Qu'est-ce que la gestion du temps et des activités ?
La gestion du temps est une démarche capitale dans la gestion des ressources humaines. Les responsables RH doivent amener les employés à planifier des journées productives. Le temps doit être géré de façon optimale et les compétences placées au services des tâches qui leur sont assignées. Disposer des bons outils et logiciels devient alors une condition incontournable.
Pour créer un emploi du temps propice à la productivité, il faut commencer par définir les objectifs. Sachez que l'organisation est le meilleur stimulus pour vos employés ; le moteur essentiel pour travailler plus, tout en évitant le stress. Ainsi, avec un planning finement pensé, le rendement augmente et la qualité de vie au travail tout autant.
En permettant à vos équipes de prendre le contrôle sur leur emploi du temps, vous leur fournissez des pistes pour travailler efficacement et structurer leurs journées, semaines voire leurs mois. Grâce à un logiciel de gestion des temps et des activités, vous pouvez digitaliser les systèmes de production et garder un œil sur la progression du projet. Ces outils vous permettent de maîtriser le temps et le budget.
Mieux gérer le temps et les activités
En dépit du secteur d'activité, les ressources humaines doivent améliorer la gestion des temps et des activités au sein de l'entreprise. Pour cela, ils doivent avoir une vue d'ensemble sur la manière avec laquelle le temps est réparti sur chaque étape du projet. Les équipes doivent se partager le travail et placer le résultat au-dessus de leurs intérêts individuels.
Il faut donc réviser le planning de chaque employé. Cette démarche permet de déterminer les points défaillants et d'y remédier dans les délais les plus courts. De plus, elle vous donne l'occasion d'anticiper les problématiques communes. Bref, elle assure un contrôle total et nécessaire sur l'ensemble du projet en termes de temps et de résultats.
Le but est de monitorer les salariés sans pour autant les contrôler : un compromis difficile à saisir, ce qui explique l'intérêt des outils numériques et le rôle qu'ils jouent dans la gestion du temps. Pour en savoir plus, rendez-vous sur octime.com
Les outils et stratégies prouvées pour gérer le temps des activités
La gestion des temps est concrètement la capacité des services de ressources humaines à fournir aux employés les bons outils pour organiser leurs journées. Ces logiciels de travail doivent :
- définir les objectifs de la journée avec cohérence et clarté ;
- prendre en main la gestion des plannings ;
- Faire bon usage des logiciels disponibles.
Lorsque le temps et les activités quotidiennes sont sous contrôle, les employés deviennent plus concentrés ; un niveau de concentration qui leur évite une anxiété souvent liée à un manque de clarté dans la vision globale. Pour cette raison, la gestion des activités est une tâche essentielle qui augmente la productivité, redouble l'efficacité et la créativité des équipes. Les conséquences d'une mauvaise gestion ou d'une gestion approximative peuvent conduire vers un désastre professionnel et financier.
L'évolution des outils pour gérer le temps de travail à travers les années …
La pandémie a entraîné des répercussions négatives sur la scène économique. Résultat : une récession mondiale et des entreprises qui doivent redoubler d'imagination et créer un plan efficace de gestion du changement pour se démarquer de leurs concurrents. La stratégie de gestion du travail doit inclure des éléments comme l'optimisation des ressources et la réduction des dépenses.
Le temps occupe alors une place centrale dans cette stratégie. Comme il s'agit d'une ressource non renouvelable, tout doit être pensé dans les moindres détails. Les clients devenant de plus en plus exigeants, les entreprises doivent traiter le temps comme un allié et non comme un ennemi contre lequel il faut lutter. C'est là tout l'intérêt des outils de gestion numérisé dont le niveau d'efficacité ne cesse de croître au fil des avancées technologiques.
Pour bénéficier d'une vision globale et claire sur le temps de travail mais aussi sur les activités, il faut mettre en place un système d'évaluation permettant de suivre le rendement de chaque employé impliqué dans un projet. Plus on automatise des processus, plus on dispose de temps pour se consacrer à l'essentiel.